各系（部、中心），各部门：

为做好2018年学院档案归档工作，确保各类材料及时、准确、完整归档，根据《高等学校档案管理办法》、《浙江农林大学暨阳学院档案管理办法》、《浙江农林大学暨阳学院档案归档范围和保管期限规定》等有关规定，现将归档有关事宜通知如下：

一、归档要求

1、归档文件材料应齐全完整；纸质文件材料应为原件；上级来文与文件处理单并存，本院文件与文件签发单、定稿并存，正文与附件并存。

2、实行纸质文件、电子文件双套归档制。无电子文件的纸质文件归档，有电子文件的与纸质文件同时归档；电子文件归档时，必须同时提供纸质文件。系统录入内容完整，无误。

3、本院形成的文件材料用纸应规范，书写、打印、用印等应用耐久材料；字迹、印信等应清晰、完整；责任者和成文时间应标明。

4、声像材料归档时应附有文字说明，并注明责任者、形成时间、内容等，归档的声像材料应图像清晰、音质良好。

二、归档程序

各归档单位兼职档案员将收集的本部门文件材料进行分类整理，编号、登录南大之星档案管理系统（http://10.10.28.10/）,进行文件目录的输入并打印目录，核对无误并签字后统一在规定时间内移交档案室。移交时填写档案移交清单，一式二份，由移交单位和档案室相关人员签字移交，归档单位和档案室各执一份，以备查验。

三、归档时间

1、机关各部门在2017年度形成的党群、行政、财会、外事、出版物、声像类等文件材料，经系统整理后应在6月底前归档。

2、各教学单位形成的教学综合管理文件材料，经系统整理后应在10月底前归档。

3、科研、基建、仪器设备类文件材料应在项目验收（竣工）后3个月内归档。

4、实物档案在1个月内归档。

5、重大活动档案在活动结束后1个月内归档。

要求各部门高度重视档案的归档工作，并按《2018年度部门档案材料验收移交安排表》按时移交档案室。

档案室地址：图书馆503室

联系人：刘晨

联系电话：87760053（9200053）

附件：2018年度部门档案材料验收移交安排表

图书馆

2018年3月5日